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專票電子化管理與操作有關問題~

        2020年12月20日,國家稅務總局發布了《關于在新辦納稅人中實行增值稅專用發票電子化有關事項的公告》(2020年第22號),決定在前期寧波、石家莊和杭州等3個地區試點的基礎上,在全國新辦納稅人中實行增值稅專用發票電子化。隨著電子發票逐步推廣應用,各單位應當按照有關法律法規的規定,規范使用電子發票進行報銷入賬歸檔等活動。
 
        2015年12月,財政部、國家檔案局印發新修訂《會計檔案管理辦法》(財政部 國家檔案局令第79號),隨后又于2020年3月印發《財政部 國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6號)。上述文件均對包括電子發票在內的各類電子會計憑證的報銷入賬歸檔工作作出了明確規定。
 
為進一步回應社會關切,服務和指導基層單位更加規范使用電子發票,財政部、國家檔案局、國家稅務總局有關部門結合已經發布的相關文件,就增值稅電子專用發票(以下簡稱“電子專票”)全流程電子化管理操作等有關問題回答如下:
專票電子化
 
1.電子專票作為電子會計憑證與紙質會計憑證法律效力是否相同?
 
答:電子會計憑證是指以電子形式生成、傳輸、存儲的各類會計憑證,包括電子原始憑證、電子記賬憑證。電子專票屬于電子會計原始憑證。國家稅務總局2020年第22號公告第二條規定:“電子專票由各省稅務局監制,采用電子簽名代替發票專用章,屬于增值稅專用發票,其法律效力、基本用途、基本使用規定等與增值稅紙質專用發票相同。”《財政部 國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6號)規定:“來源合法、真實的電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力。”《檔案法》第三十七條規定:“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規”“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用”。因此,來源合法、真實的電子專票作為電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等的法律效力,且可作為電子檔案進行保存歸檔。
 
2.實行專票電子化的新辦納稅人如何開具電子專票?
 
答:實行專票電子化的新辦納稅人可向稅務機關免費領取稅務UKey,通過電子稅務局、辦稅服務廳等渠道申請電子專票票種核定,在國家稅務總局增值稅發票查驗平臺(https://inv-veri.chinatax.gov.cn)上下載并安裝增值稅發票開票軟件(稅務UKey版)后,開具電子專票。開票完成后,納稅人可以通過電子郵件、二維碼等方式,遠程交付電子專票給受票方。
 
3.受票方收到電子專票后,應如何查驗其發票真偽?
 
答:電子專票采用可靠的電子簽名代替原發票專用章,采用經過稅務數字證書簽名的電子發票監制章代替原發票監制章,更好適應了發票電子化改革的需要。
 
納稅人可以通過全國增值稅發票查驗平臺(https://inv-veri.chinatax.gov.cn)下載增值稅電子發票版式文件閱讀器,查閱電子專票并驗證電子簽名以及電子發票監制章有效性。
 
4.受票方收到電子專票后,如何申請抵扣增值稅進項稅額或出口退稅、代辦退稅?
 
答:受票方取得電子專票用于申報抵扣增值稅進項稅額或申請出口退稅、代辦退稅的,應當登錄增值稅發票綜合服務平臺確認發票用途,登錄地址由各省稅務局確定并公布。
 
5.使用電子專票進行報銷入賬歸檔的基本規定有哪些?
 
答:依據財會〔2020〕6號文規定,電子專票作為電子會計憑證的一種,同時滿足下列條件的,可以僅使用電子專票進行報銷入賬歸檔:
 
(一)接收的電子會計憑證經查驗合法、真實;
 
(二)電子會計憑證的傳輸、存儲安全、可靠,對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發現;
 
(三)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數據,能夠按照國家統一的會計制度完成會計核算業務,能夠按照國家檔案行政管理部門規定格式輸出電子會計憑證及其元數據,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序,且能有效防止電子會計憑證重復入賬;
 
(四)電子會計憑證的歸檔及管理符合《會計檔案管理辦法》(財政部 國家檔案局令第79號)等要求。
 
采用電子專票進行報銷、入賬且本單位財務信息系統能導出符合國家檔案部門規定的電子歸檔格式的,應當將電子專票與其他電子會計記賬憑證等一起歸檔保存,電子專票不再需要打印和保存紙質件;不滿足上述條件的單位,采用電子專票紙質打印件進行報銷、入賬的,電子專票應當與其紙質打印件一并交由會計檔案人員保存。
 
6.如何借助標準化手段支持會計核算系統對電子專票進行自動接收、識別和入賬處理?
電子發票全覆蓋
答:財政部即將出臺電子發票入賬數據標準,并將會同國家稅務總局在部分企業開展試點,以進一步規范電子發票等電子憑證入賬,方便受票方會計核算系統進行自動化的接收、識別和入賬處理。
 
7.電子專票的紙質打印件能否單獨作為報銷入賬歸檔依據使用?
 
答:不能。根據財會〔2020〕6號的規定,各單位無論采用何種報銷、入賬方式,只要接收的是電子專票,則必須歸檔保存電子專票。單位如果以電子專票的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的,必須同時保存打印該紙質件的電子專票。
 
8.受票方應如何防范電子專票的紙質打印件重復報銷入賬的風險?
 
答:電子專票的紙質打印件只是承載電子專票發票信息的載體,不具備物理防偽功能,具有可復制的特點。為避免電子專票的紙質打印件重復報銷入賬,各單位應建立完善的內控機制,嚴格按照財會〔2020〕6號文規定。如果以電子專票的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的,必須同時保存打印該紙質件的電子專票。同時建議各單位在報銷入賬時對發票代碼、號碼進行查重處理。對于已經使用財務信息系統的單位,可以通過建立發票數據庫的方式,升級系統功能,利用系統進行自動比對;對于尚未使用財務軟件實行純手工記賬的單位,可以通過電子表格等方式,建立已入賬發票手工臺賬,有效防范重復報銷、虛假入賬等風險。
 
9.包括電子專票在內的各類電子發票應如何歸檔保存?
 
答:電子發票歸檔保存分以下幾種情況進行。
 
已建立電子檔案管理系統的單位,實施了會計信息系統,與電子發票相關的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現電子化(不包括紙質憑證掃描,下同),可將電子發票與相關的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證通過歸檔接口或手工導入電子檔案管理系統進行整理、歸檔并長期保存,歸檔方法可參照《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》(檔辦發〔2015〕4號);如與電子發票相關的記賬憑證、報銷憑證等未實現電子化,可單獨將電子發票通過歸檔接口或手工導入電子檔案管理系統進行整理、歸檔并長期保存;整理、歸檔、長期保存方法可參照《企業電子文件歸檔電子檔案管理指南》(檔辦發〔2015〕4號)。
 
10.接收電子專票的單位,相關的紙質會計憑證該如何保管理?
 
答:接受電子專票的單位,如部分業務的報銷、入賬仍采用紙質憑證,該部分紙質憑證仍應按傳統紙質會計檔案的管理方法進行管理。
 
11.上述關于電子專票報銷入賬歸檔的問答口徑是否適用于其他增值稅電子發票?
 
答:同樣適用。
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